06：学术
■焦作煤业（集团）鑫珠春工业有限责任公司 王莉莉
在各行各业蓬勃发展过程中，办公室属于重要的职能部门，其工作中形成的档案具有很强的政策性、综合性和保密性，在单位档案管理中具有重要地位。办公室档案管理是组织管理中的重要环节，但传统的纸质档案管理方式存在效率低下和工作繁琐的问题。随着信息技术的发展，利用信息技术支持办公室档案管理工作，保证档案实体的安全性与完整性，为档案的长期保存和便捷访问奠定坚实的基础，提高档案管理的效率和质量，减少人工操作，提升整体工作效率。
一、办公室档案管理中存在的问题
面对海量、复杂且多样的档案数据，传统统计方法工作效率降低，不能适应数据统计的需求。当今社会注重信息化，一些办公室档案管理的信息化建设却严重滞后，尤其面对多样化的内容，如图文、音频、视频等多元化档案，传统的统计工作面临着巨大挑战。档案管理在组织运营中占据核心地位，但是管理者未充分认识到档案管理的重要性。当前信息化档案管理体系不够完善，也缺乏提升档案管理效率的实体设施设备，难以全面推动单位内部严格执行档案管理规定。不仅如此，确保档案管理的规范化和标准化同样重要，需要提升管理的效率和质量。同时，在观念层面上要深刻认识到档案管理职责的重要性。增强管理意识可以采用更加高效安全的信息化手段实现文件资料的搜集和整理，实现集中储存，方便后续的查询和利用。但一些单位使用过时的信息技术管理文档，导致档案管理工作效率低，出现一系列安全问题，极易遭受病毒侵袭或黑客攻击，引发数据丢失风险。
二、信息化背景下办公室档案精细化管理路径
（一）完善数字化档案管理系统
为了完善数字化档案管理系统，要利用信息技术建立一个全面的档案数字化管理系统，可以选择适合的档案管理软件或云平台。确保选择的系统具备强大的功能和易用性，能够满足档案管理的各种需求。将档案数字化后，将其存储在云端，确保档案在线上可访问、可检索、可共享。云存储提供了便捷和安全的存储方式，不仅可以减少空间和成本，还能够实现跨部门、跨地区的协同工作。还要构建档案管理标准，依据相关标准对档案信息开展数字化和智能化处理，优化文件命名规则，严格按照文档格式要求记录，保证日后检索和查找便捷，把现有的纸质档案进行批量扫描，接着做文档转换，使其变成可编辑、可检索的电子文档。如此不仅能够保留原始档案信息，还可以提高档案可用性与检索效率。在档案管理系统里引入全文检索功能，方便用户依据关键词或内容快速搜索和定位档案，提高检索效率与准确性，保障档案的安全性和保密性。在档案系统中设置不同等级的权限管理，在访问控制机制下，要经过授权才可操作和访问。在档案系统中建立版本控制和更新机制，保证档案的更新、追踪与管理，记录档案修改历史，便于跟踪文档变更与管理不同版本档案，这样能让数字化档案管理系统实现档案在线可访问、可检索、可共享，提高档案管理效率与安全性，提升团队协作和决策能力。
（二）建立数据驱动的档案资源利用体系
面对办公室档案数据的爆炸性增长，传统的人工模式已无法适应时代发展，亟需发挥数字技术的引领作用，加强流程再造和治理方式变革。一是引入人工智能辅助管理系统。运用机器学习、深度学习技术，对档案数据进行深入分析，建立覆盖结构化、半结构化、非结构化等多元异构的档案数据分析体系，实现对档案的智能化分类、提取和合规性价差，提升档案利用的智慧化水平。二是运用大数据分析技术。大数据分析通过海量档案数据的处理与分析，提取有价值的信息和知识。一方面，从海量资源中提取关键信息。通过主题分析、频次分析等方法，系统可以识别最迫切的利用需求，并通过关键词、热点问题的统计，呈现利用者关注的焦点，提高了资源建设的针对性和有效性。另一方面，大数据技术能揭示档案背后的深层次关系，提供不同方案的效果预判，为上级在决策过程中提供智力支持，使政策决策更加科学、合理，避免主观性和随意性。
（三）强化档案信息的安全防护机制
为了加强档案安全管理，保护档案的机密性与完整性，需要对档案系统里的数据进行加密以及权限控制，来保证档案的安全性。通过部署防火墙、运用加密技术和实施身份验证等多种安全手段，有效防止档案资料在传输和保存中遭受未经授权的访问、修改或损坏。定期执行档案管理系统的安全性评估与漏洞修补工作，并制定详尽的数据恢复计划，确保一旦发生信息安全事件能够迅速恢复正常运作，保障档案数据的完整性和保密性。除此之外，要提高员工防范意识，提高员工对档案安全的重视和负责态度，减少因员工误操作和管理不当造成的数据丢失和安全事件。可定期开展档案安全培训，让员工正确使用档案管理系统，预防非法操作和事故。
三、结语
综上所述，相较于传统模式，信息时代背景下的办公室档案管理的核心在于实现信息的统一管理，这能有效提升信息的实时监控，辨识并修正潜在的遗漏和错误。此举能显著提高管理效能，降低人力成本，对推动档案管理业务的数字化进程具有积极作用。在现代社会信息化的浪潮中，必须持续研发并采用前沿的信息技术，坚持以人为本的服务理念，有效管理复杂的办公室档案。同时，应大力推广信息化管理策略，积极推动档案管理的现代化进程。