13：学术
■中国华能集团清洁能源技术研究院有限公司 乔宁宁
工程项目档案指的是工程项目实施、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、音视频等各种形式和载体的文件、材料及实物等。对于企业而言，工程项目档案是对工程施工及操作的完整记录，是企业管理的一项关键内容，所以做好工程项目档案管理工作，对提升企业运营与整体管理具有十分重要的意义。
一、加强工程项目档案管理理念建设，完善档案管理队伍
在工程项目施工初期，要建立专门的项目档案管理团队，对工程项目进行整体规划，让所有参与单位树立科学的档案管理理念、加深其对项目档案基本流程和要求的理解。在项目施工的各个环节，要通过会议、发文、检查等多种形式来突出档案的重要作用，强化项目组所有成员的归档意识，增强其工作责任心及业务知识能力。施工企业要不断推广档案相关法律法规，提高项目组全员法制观念，促使其更好地履行职责，切实做到严格依照规章制度管理工程项目档案。同时，企业要引入具备专业档案管理技能和经验的档案人员，加强档案人员专业技能培训，不断完善项目档案管理队伍；档案人员要切实参与到项目实践，不断监督与指导项目档案资料的收集、整理及归档等全流程管控，以高素质的项目领导及档案管理队伍为基础与依托，打造建立权责分明、信息协同、业务专业的现代化工程项目档案管理体系。
二、健全工程项目档案管理体系，科学管理工程项目档案
管理制度是确保工作顺利开展的“明灯”，为档案整理及归档工作保驾护航，做好制度建设是工程项目档案管理的基础及首要任务。要提高项目档案管理质量，还需要调整项目组织架构，建立项目经理和项目负责人责任制，指定专门的项目档案管理员负责项目资料收集及整理工作，制定工作计划并确保执行。项目档案管理人员可通过定期会议向主管部门汇报档案收集及归档情况，反馈发现的问题，并提醒及督促参建项目负责人及时解决问题。此外，档案部门定期（例如每季度作为一个节点）对项目开展评价及检查，加强监管，制定奖罚措施，将归档工作与年度绩效挂钩，多点互联，形成规范管理流程及常规操作模式。另外，各参与主体要通过签订合同条款，明确归档工作职责，细化各级管理主体责任。对契约的法定义务作出明确规定，例如，凡应当有相关人员签名或盖章的，不得让他人代为签署；如果确有特别情况不能自己签署，应当向委托人出具委托书，将委托书连同签署的文件一并存档；当档案材料生成时，要立即处理，及时收集，避免事后遗失；项目档案管理员要根据制度及规范，进一步细化管理，科学分类，规范整理，及时移交，确保工程项目归档工作的高效率、高质量完成。
三、强化工程项目档案信息化建设，优化档案数据采集管理
在工程项目档案管理进程中，要持续推进档案信息化建设，完善工程项目数据管理。伴随着信息技术的蓬勃发展， 工程项目建设活动产生了大量原生电子文件，对档案的信息化管理提出很高要求，因此，企业必须积极运用新技术，科学管理各类原生电子档案，大力推进项目档案管理的信息化转型。在优化档案数据采集管理过程中，首先要开展数据分析，明确档案服务对象，构建档案信息收集模式，确定数据收集范围、元数据项、频率、编码、数据格式等信息。在数据采集过程中，按照各个单项工程→单位工程→分项工程→分部工程→检验等顺序进行细致的数据划分，制订相关表格和评价标准，根据标准采集数据，确保数据质量。此外，要将各异构数据库系统与档案系统进行整合，为特定采集来源撰写特定数据转换程序，达到原始数据精准获取、错误数据清除、异质数据融合、数据结构转换、数据转储以及数据周期更新等。同时，注重档案信息资源开发及利用，挖掘数据资源价值，使技术数据从实际出发，应用于实际，为工程投产后的运营管理和维护提供可靠的数据基础及支撑。
四、完善工程档案管理过程控制，将档案管理纳入绩效考核
完善工程档案管理过程控制十分必要，加强对施工进度的追踪，确保具有完善的施工记录数据。在施工准备阶段，档案管理人员要获取施工计划及工作安排情况表，了解项目组织架构，积极与项目负责人、项目档案员沟通，提出项目档案归档要求，督促项目组完成档案管理方案，并提出指导性意见。在工程项目施工期间，档案管理人员要根据归属部门需要，宣贯档案管理办法，制定统一的要求及标准，明确数据采集口径，定时回访，对照《工程项目档案归档范围及保管期限表》，核对归档材料及数据的准确性、完整性及系统性，确保工程项目档案合规、完整、准确，防止数据缺项和遗漏。工程项目验收竣工阶段，在项目完成或中止后，项目组根据档案内容和管理程序，将所形成的文件材料履行系统整理，信息录入、编码编页、装盒等归档步骤，同时，发起项目档案合格性审查或档案验收申请，档案管理部门根据标准化验收要求及流程，对工程项目档案资料开展合格性审查或组织开展验收会，验收结果与项目业绩考核挂钩，与质量保证金相关联，确保工程项目档案资料及数据的完整性、准确性和系统性。
作者简介：
乔宁宁（1985-），女，汉族，陕西省榆林市人，档案管理中级职称（馆员），硕士，研究方向：档案基础理论、科研档案、档案信息化技术。