15：学术
■大连理工大学城市学院 唐婷婷 朱志刚
一、积极提升自身的信息技术能力
信息化时代背景下，信息技术能力的提高是高校教学秘书必不可少的一项重要素质。这种能力的提高既意味着对各种教学管理软件、办公自动化软件以及网络通讯工具的熟练与运用，也代表了教学秘书能适应数字化的发展、网络化工作环境从而有效地应对教学管理过程中所碰到的种种问题。高校教学秘书要想具体提高信息技术能力，可先从熟悉和掌握本校教学管理系统入手。比如，经过反复运行和练习，对系统的课程安排、学生选课管理、成绩录入及查询等功能有了熟悉的理解，保证能准确完成所有教学管理任务。教学秘书应该学会使用教务信息系统来分析数据、生成报告，从而给学校管理层带来更准确、更及时的教学运行报告。除教学管理系统外，高校教学秘书还要提高对办公软件的应用能力，通过参加有关培训或者在线教程等方式对Excel及其他数据处理软件中的先进功能进行深入研究，以更有效的形式对学生成绩、选课数据及其他繁杂的信息进行处理与分析。教学秘书要想增进与教师，学生及同事的交流，也需要熟练运用电子邮件，可设定邮件过滤规则及自动回复功能以提高效率，使用这些即时通讯工具创建工作群组并及时下发教学通知，答疑解惑。
二、利用信息技术手段优化工作流程
以信息化视阀为背景，对已有工作流程进行仔细考察与精心设计，才能更有效、更精准地执行工作，从而减少无谓重复劳动与资源浪费。在优化工作流程中，最重要的任务就是要发现和剔除冗余、低效环节。高校教学秘书需要认真分析每个工作环节，并对这些环节的必要性及效率进行评价。比如，传统工作流程可能会出现多次人工输入数据和重复检查资料的重复工作。引入信息化管理系统后，教学秘书可直接在教务系统上抽取自己需要的数据，从而避免了人工输入、核对等繁琐流程。优化工作流程也需重视任务分配合理，协同工作等。教学秘书要同其他教务人员，教师，学生等建立好沟通机制以保证信息畅通。在编排课程表过程中，教学秘书可征求各院校教学管理人员的意见，并通过分享电子课表来达到实时更新调整的目的，使排课更加准确、灵活。引入自动化工具也是工作流程优化的一个重要途径。借助教务管理系统的自动化功能可以实现教学秘书自动提醒和自动发送通知的设置，减轻人工操作负担。利用电子签名与审批流程，还能极大地简化文件处理与传递流程。例如，高校教学秘书在每学期期末都要总结分析学生学习成绩。传统工作流程可能要求教学秘书人工采集每位教师成绩数据并加以整理计算。但在经过优化的工作流程下，教学秘书可通过教务管理系统的数据导出功能自动获得全体学生成绩数据。教学秘书运用Excel等数据处理软件能够快速地对资料进行整理，分析以及可视化呈现，从而在提高工作效率的同时也促进数据分析准确性与深度的提高。
三、培养自身数据分析的能力
加强数据分析能力的培养对于高校教学秘书而言，就意味着能更深入地了解和利用数据，进而为学校决策提供更科学，更精准的基础。信息化时代数据分析能力已成为教学秘书必备的核心能力之一。为了加强数据分析能力的培养，必须先掌握数据分析的基本方法与手段。其中既有描述性统计和推论统计这些统计学基础知识，也有Excel、SPSS这些数据分析常用软件。教学秘书借助这些手段与手段能够更有效的对数据进行处理与分析。秘书也要学会在大量的数据中挖掘出关键信息。教学管理过程中会有很多关于学生成绩、选课记录和教师评价的信息。教学秘书需学会利用数据筛选、排序和分组的方法从中挖掘出有价值信息以支持学校决策。秘书还应善于利用可视化工具来展示数据。数据可视化作为一种直观易懂的数据呈现方式有助于人们对数据进行更深入的了解与分析。教学秘书可借助图表、图像等可视化工具把繁杂的资料变成直观图形，使资料的特点及发展趋势得到更明确的呈现。对数据分析技能的不断学习与练习同样不可或缺。数据分析能力并非一朝一夕之功，它需要持续地研究与练习。教学秘书可通过参加有关培训，研读专业书籍和参加数据分析项目来不断提高数据分析能力。
四、总结语
本文就高校教学秘书在信息化视阀中的工作进行深入了探究，并提出一系列可行的改进策略，其中具体包括了信息技术能力的改进、增强数据分析能力、优化工作过程、加强交流和协调、不断进行学习和训练等。这些策略的实施有利于教学秘书在信息化时代更好的满足高校工作的发展需要，促进工作效率与服务质量的提高，从而推动高校教学管理水平全面提升。期望本文的探讨能对完善高校教学秘书工作有所借鉴与引导，推动高校教学管理朝着更科学，更有效的方向迈进。
作者简介：
唐婷婷（1983.4-），女，汉族，辽宁省大连人，大连理工大学城市学院，助理研究员，本科学历，研究方向：教育教学管理。
朱志刚（1984.10-），男，汉族，辽宁沈阳人，大连理工大学城市学院，副教授职称，本科学历，硕士学位，研究方向：计算机科学与技术，软件工程。